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RGPD : comment les associations gèrent le nouveau règlement général sur la protection des données

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Nouvelle loi sur la protection des données

Le règlement général sur la protection des données de l'UE, également connu sous le nom de RGPD, a fait son entrée le 25 mai, et la plupart des gens ont déjà reçu des piles d'e-mails concernant les nouvelles conditions, les politiques de confidentialité et les déclarations de consentement. Mais que signifient réellement toutes ces nouvelles règles pour les clubs et associations sportives ? SportMember.fr vous donne un aperçu de la façon dont votre association gère le RGPD, afin que vous puissiez régler les derniers détails et atteindre la conformité.

Politique de protection des données - Que signifie le RGPD pour les associations et les clubs ?

Le RGPD a renforcé les exigences en matière de traitement des données personnelles. L'objectif fondamental est de protéger les personnes concernées et de veiller à ce que les données personnelles ne soient pas utilisées à mauvais escient. En outre, la nouvelle législation impose des exigences et des obligations plus strictes aux associations et aux clubs sportifs. En particulier, il existe des règles plus strictes en matière de documentation. Cela signifie que les associations sont tenues de veiller à ce que les informations sur leur traitement des données à caractère personnel soient facilement accessibles à leurs membres.

Le RGPD peut être décomposé en quatre points, qui sont les plus importants à connaître pour les associations et les clubs sportifs :

1. La finalité du traitement des données personnelles par l'association

Tout traitement de données personnelles au sein de l'association doit être fondé sur un motif légitime. Un motif légitime peut être, par exemple : l'exécution d'un contrat avec la personne concernée, basé sur le consentement, l'obligation sous forme d'exigences légales ou la poursuite d'un intérêt légitime.

Il est important pour les associations que tout traitement de données personnelles soit fondé sur un motif légal. Dans la grande majorité des cas, les associations pourront traiter des données ordinaires pour poursuivre un intérêt légitime, pour autant qu'elles servent la finalité respective. Par exemple, l'enregistrement du nom et des coordonnées sera fondé sur un intérêt légitime, car les associations ont évidemment besoin de disposer d'une base de données des membres. D'autre part, l'association doit savoir que ne sont pas enregistrées les données qui n'ont pas de finalité explicite, comme l'état civil ou l'emploi.

2. Registres des activités de traitement (exigences en matière de documentation)

Les associations sont tenues de tenir un registre des activités de traitement. Cela signifie que l'association doit être en mesure de démontrer une vue d'ensemble du traitement, y compris quelles données sont traitées, comment les données sont traitées, les destinataires des données, etc.

3. la politique de confidentialité (obligation d'information)

En vertu du RGPD, l'association est soumise à des obligations de communication lorsqu'elle traite des données à caractère personnel. Les associations peuvent rédiger une politique de confidentialité informant les membres de l'association de tous les aspects du traitement. La politique de confidentialité doit inclure des informations sur ce qui est traité, comment et pourquoi les données personnelles sont traitées, ainsi que la personne de contact de l'association pour la protection des données.

4. Sécurité des données

L'Association doit être en mesure de garantir une sécurité adéquate en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel. En outre, en cas de violation, l'association est tenue de signaler la violation à l'autorité de protection des données.

Traitement des données - L'association en tant que responsable 

Il est important que les associations comprennent les concepts de contrôleur de données et de processeur de données, car les exigences sont différentes. Les clubs et associations sportives enregistrent et stockent des informations sur leurs membres et sont donc des responsables du traitement des données vis-à-vis de leurs membres. Même si l'association utilise SportMember.fr comme service externe pour traiter vos données, la responsabilité incombe toujours à l'association. Mais qu'est-ce que cela signifie réellement d'être un contrôleur de données ?

En tant que responsable du traitement des données, l'association doit notamment s'assurer que l'association est autorisée à traiter les données, qu'elle est en mesure de respecter l'obligation d'information et, si nécessaire, de signaler les violations de données personnelles à l'autorité de protection des données. Lorsque l'association est le responsable du traitement des données, le traitement est effectué sur les instructions du responsable du traitement des données au sous-traitant des données. Cela signifie également que l'association doit conclure un accord dit de traitement des données avec les fournisseurs lorsqu'ils utilisent différents systèmes pour traiter les données à caractère personnel.

Les sports d'équipe comme traitement des données

Le RGPD a été introduit par l'UE dans l'intérêt des utilisateurs, et chez Holdsport.dk, nous comprenons parfaitement que cette nouvelle législation peut être un gros morceau à gérer pour les associations. Chez Holdsport.dk, nous avons essayé de rendre l'ensemble du processus relatif au RGPD aussi simple que possible pour les associations et les clubs. Entre autres choses, nous avons mis à jour nos conditions et notre politique de confidentialité, que tous les utilisateurs doivent accepter. Celles-ci ont été mises à jour pour garantir que les droits des utilisateurs sont pris en compte dans tous les cas, afin que Holdsport.dk puisse continuer à rendre la vie quotidienne de votre club aussi fluide que possible. Nous assurons la sécurité du traitement afin que le club et les utilisateurs puissent utiliser SportMember.fr en toute sécurité pour traiter vos données.

Associations RGPD

Lorsque votre club doit mettre de l'ordre dans sa documentation, il est important de cartographier tous les traitements effectués par votre club. L'élaboration de la politique de protection de la vie privée de l'association et l'établissement d'un inventaire des activités de traitement peuvent représenter un travail considérable. L'autorité de protection des données a produit un certain nombre de guides et de modèles qui sont utiles pour préparer la documentation. 

FAQ sur la loi sur la protection des données

Devons-nous, en tant qu'association, rédiger un accord de traitement des données pour SportMember.fr ?

Non, nous ne le faisons pas. Chez Sportmember.fr, nous avons facilité la tâche de votre association ! Un accord de traitement des données est déjà prêt lorsque votre association crée un club. Votre club ou association ne doit donc pas se soucier de rédiger un accord sur le traitement des données. Holdsport.dk travaille avec un accord standard, rédigé par notre avocat, et nous n'acceptons donc pas les accords de traitement des données de chaque club, car nous n'avons malheureusement pas la capacité de traiter les accords de traitement des données individuels de tous les clubs.

Un utilisateur peut-il se supprimer ? Et avec la déclaration du nombre de membres ?

Holdsport.dk a fait en sorte que les utilisateurs puissent s'effacer eux-mêmes. En contrepartie, nos conditions prévoient que les clubs auront toujours le droit de conserver suffisamment de données pour communiquer les chiffres de l'effectif au registre central des associations et aux pools d'activités, afin que votre club ne doive pas craindre de perdre des fonds.

Par exemple, Holdsport.dk ferme également l'option de suppression de l'utilisateur si ce dernier n'a pas payé son abonnement ou pour avoir participé à une activité de paiement.

L'administrateur du club peut-il supprimer des utilisateurs de SportMember.fr ?

En règle générale, non. Les utilisateurs sont propriétaires de leur utilisateur. Mais votre club ou association a la possibilité de supprimer l'affiliation. Cela signifie que vous, en tant que club, n'êtes plus le responsable du traitement des données pour cet utilisateur. L'utilisateur sera toujours actif sur Holdsport et pourra être affecté à une nouvelle équipe. Holdsport.dk deviendra le contrôleur de données pour l'utilisateur respectif.

LISTE DE CONTRÔLE RGPD
  • 1. Cartographie de tous vos traitements dans le club
  • 2 Documentez toutes vos opérations de traitement dans un registre
  • 3 Créez une politique de confidentialité visible et informez tous les membres de l'association.
  • 4. conclure des accords de traitement des données si l'association fait appel à des tiers pour traiter les données
  • 5 Désigner une personne de contact pour les données dans l'association

Qu'en est-il des droits de nos membres et de notre devoir d'information ?

SportMember.fr a veillé à ce que les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité soient mises à jour afin que le traitement des données personnelles au nom de votre association soit transparent et compréhensible. Nous informons sur la finalité, sur les droits des utilisateurs et surtout sur les conditions relatives à la suppression, afin que votre association ne manque pas soudainement de données lorsqu'elle doit communiquer les chiffres de ses membres.

SportMember.fr propose également un site web gratuit sur lequel votre association peut rendre sa politique de confidentialité facilement accessible à tous les membres. En outre, vous avez également la possibilité d'informer tous vos membres grâce à notre communication sur la plateforme Holdsport.dk de votre association.

SportMember s'efforce chaque jour de faciliter la vie quotidienne des associations, des clubs et des utilisateurs, et nous adapterons continuellement notre plateforme pour qu'elle fonctionne de manière aussi optimale que possible - également en relation avec la nouvelle législation. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous contacter.

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