Assemblée générale

L'assemblée générale annuelle est l'un des jours les plus importants de toute association. C'est là que les progrès de l'année sont passés en revue, que les comptes sont approuvés et que les nouvelles initiatives pour la période à venir sont finalisées.

Comment organiser une assemblée générale

Si l'on vous a demandé d'organiser une assemblée générale et de vous occuper de tous les aspects pratiques, voici un petit guide.

La convocation

Les statuts précisent généralement le délai de convocation de l'assemblée générale. Avec la convocation, chaque membre doit recevoir tous les documents à utiliser lors de l'assemblée, par exemple une copie des comptes et du bilan, une copie des propositions envoyées, etc.

De nombreuses associations utilisent les e-mails pour envoyer les convocations, car les documents peuvent être joints et le papier est économisé, mais certaines envoient encore tout à chaque membre par lettre.

Nouvelles propositions

Si les membres souhaitent que des points soient discutés lors de l'assemblée générale, ils peuvent les envoyer. Le traitement des propositions reçues varie (en fonction des statuts et des pratiques habituelles).

Dans certaines associations, une copie de chaque proposition est faite et envoyée à tous les membres avant l'assemblée générale, afin qu'ils soient informés et aient pris connaissance de la proposition avant la tenue de l'assemblée générale. Dans d'autres associations, les propositions sont incluses le jour même et lues aux membres. Les débats sont souvent meilleurs si tous les membres ont connaissance des propositions reçues avant la journée, afin qu'ils aient le temps d'en discuter entre les membres de l'association. Dans SportMember, ce genre de choses peut être envoyé sous forme de notification sur les téléphones portables des membres, mais aussi, bien sûr, par e-mail.

L'organisation concrète de l'assemblée générale

L'assemblée générale se tient souvent dans les locaux de l'association ou dans des locaux loués à cet effet. Il est avantageux de disposer d'une longue table visible par tous - c'est là que le conseil d'administration est placé. Il peut s'agir d'une configuration en fer à cheval et d'une longue table - beaucoup utilisent également de petites tables avec 8 personnes par table. Au début, un mot de bienvenue est prononcé (généralement par le président) et un modérateur est élu.

De nombreuses associations font venir un comptable à l'assemblée annuelle et le choisissent comme président. Il peut être judicieux que le président soit une personne qui n'est pas membre du conseil d'administration et qui est capable de trancher et de ne pas prendre parti dans les affaires.

Il peut s'agir d'un bon investissement, car un comptable ayant une grande expérience des associations peut également être utile pour répondre aux questions en cours de route et particulièrement utile lorsqu'il s'agit de traiter les propositions des membres, par exemple en ce qui concerne les indemnités exonérées d'impôts, etc. Pour les grandes associations ou les associations ayant des engagements financiers importants, telles que les coopératives, nous ne pouvons que recommander l'utilisation d'un comptable comme modérateur. S'il n'y a pas de commissaire aux comptes, un membre de l'association doit se charger de cette tâche.

Ordre du jour de l'assemblée générale

Il y aura toujours, ou devrait toujours y avoir, un ordre du jour. Si les statuts ne précisent pas comment l'ordre du jour doit être établi, une structure de base telle que celle-ci serait judicieuse :

Mot de bienvenue du président
Présentation des comptes par le comptable ou le trésorier
Approbation des comptes et du bilan
Budget de l'année suivante et ajustements et approbation
Vote concernant le changement des statuts (si nécessaire)
Propositions entrantes des membres sont discutées et votées (si nécessaire)
Clôture

Vote

S'il est nécessaire de procéder à un vote, vous pouvez choisir de le faire par écrit (de manière anonyme) afin que chaque membre présent reçoive un bulletin de vote et éventuellement un bulletin supplémentaire par procuration d'un autre membre. L'avantage d'un vote écrit par rapport à un vote à main levée est l'anonymat.

Le vote à main levée n'est pas très judicieux dans les grandes associations, car il peut être difficile de déterminer s'il y a réellement une majorité. Si un membre a été autorisé par un ou plusieurs autres membres, il doit y avoir une documentation écrite. L'association doit établir un formulaire spécial pour l'autorisation d'autres membres, afin que toutes les informations soient incluses dans le document et qu'il n'y ait aucun doute quant à l'existence d'une véritable procuration.

Après l'assemblée générale

En fonction de ce que prévoient les statuts, il faudra rédiger un procès-verbal de l'assemblée générale. Ce qui importe, bien sûr, ce sont les résultats des votes et les changements qui en découlent pour l'association au cours de l'année à venir.

Convocation
Tous les membres doivent être informés de la date de l'assemblée et recevoir les documents relatifs aux sujets à traiter.

L'ordre du jour sera souvent très court et simple, par exemple

Accueil et orientation
Examen des sujets qui constituent la base de l'assemblée générale extraordinaire
Vote si nécessaire / Élection de nouveaux membres du conseil d'administration si nécessaire
Clôture

Lors des assemblées générales extraordinaires, les sentiments des membres sont souvent partagés. Si un président est décédé et qu'un nouveau président doit être élu, tout le monde est triste. Si un chef scout n'a pas pu s'empêcher de piocher dans la caisse, tout le monde est furieux. C'est pourquoi il est bon de mener l'assemblée générale très rapidement et sans toutes sortes d'"extras". Les membres sont souvent déjà assez ennuyés de devoir passer du "temps extraordinaire" à l'assemblée.