Calendrier d'entraînement avec listes d'attente et gestion des paiements pour clubs
Gérer les paiements et les listes d'attente manuellement peut rapidement devenir ingérable lorsque vous dirigez un club sportif avec des activités populaires. Avec le calendrier d'entraînement de SportMember, vous obtenez un système complet pour gérer à la fois les listes d'attente et les paiements directement dans le calendrier – tout rassemblé en un seul endroit, pour que vous n'ayez plus à jongler avec des feuilles de calcul et des demandes de paiement.
Lorsqu'une activité se remplit, les membres sont automatiquement placés sur la liste d'attente et avancent quand une place se libère. Les paiements sont gérés en toute sécurité via le système, et vous obtenez un aperçu clair de qui a payé pour chaque activité. Cela facilite l'organisation des entraînements gratuits et des événements payants tels que les camps, les tournois et les événements sociaux.
Gestion automatique des listes d'attente pour les activités complètes
Lorsque vous créez une activité avec un nombre maximum de participants, vous activez simplement la fonction liste d'attente. Le système s'occupe ensuite automatiquement du reste. Les membres qui s'inscrivent après que l'activité soit complète sont placés dans la file et sont informés de leur position.
Ce qui est intelligent avec le système, c'est qu'il fonctionne 24 heures sur 24. Si un joueur se désinscrit, la personne suivante sur la liste d'attente monte automatiquement et est informée par email et notification dans l'application. Vous n'avez pas besoin de suivre vous-même qui doit être contacté – le système gère tout pendant que vous dormez.
La liste d'attente offre également aux membres une tranquillité d'esprit. Ils peuvent voir leur position dans la file et sont informés immédiatement lorsqu'une place se libère. Cela signifie moins de demandes pour vous en tant qu'entraîneur ou administrateur, et les membres se sentent informés et inclus dans le processus.
Comment utiliser les listes d'attente et les paiements dans le calendrier
Configurer une liste d'attente pour une activité:
- Créez une nouvelle activité ou modifiez-en une existante
- Définissez un nombre maximum de participants
- Activez "Liste d'attente" dans les paramètres de l'activité
- Le système place automatiquement les membres sur la liste d'attente lorsque le maximum est atteint
- Les membres montent automatiquement quand une place se libère
Ajouter un paiement à une activité:
- Indiquez un montant dans le formulaire d'activité
- Choisissez le destinataire du paiement (compte bancaire du club ou bénéficiaire de paiement)
- Créez éventuellement différents types de billets avec des prix différents
- Ajoutez des prix supplémentaires pour les invités, si pertinent
- Les membres paient en ligne via carte bancaire ou Apple Pay
Gérer l'aperçu des paiements:
- Voyez en temps réel qui a payé et qui n'a pas payé
- Filtrez les activités par statut de paiement
- Exportez les aperçus de paiement vers la comptabilité
- Envoyez des rappels automatiques aux membres qui n'ont pas payé
- Autorisez uniquement les participants payants à s'inscrire aux activités payantes
Combiner liste d'attente et paiement:
- Lorsqu'un membre de la liste d'attente monte, il est informé qu'il doit payer
- Définissez une date limite de paiement pour que la place soit libérée si le paiement n'est pas effectué
- Gardez une trace de l'inscription et du paiement dans le même système
Pourquoi utiliser les listes d'attente automatiques et la gestion des paiements
Les activités populaires comme les camps d'entraînement, les ateliers ou les tournois se remplissent rapidement. Sans un système approprié, vous finirez par passer des heures à gérer manuellement les listes d'attente, répondre aux questions sur les places et garder une trace de qui a payé. Avec la solution de SportMember, tout est automatisé.
La fonction de paiement facilite les choses pour vous et les membres. Les membres peuvent payer directement depuis leur mobile ou ordinateur, sans avoir à se souvenir des numéros de compte ou effectuer des virements. Vous êtes immédiatement informé lorsque le paiement est effectué, et vous pouvez voir le statut de tous les paiements en un seul endroit.
Pour les clubs avec de nombreuses activités payantes, cela représente un énorme soulagement dans l'administration. La comptabilité devient plus claire, vous évitez les erreurs de saisie manuelle, et vous pouvez toujours documenter qui a payé quoi et quand. Cela facilite également le respect des règles de comptabilité et de documentation.
Le système de liste d'attente garantit que personne ne se sent contourné ou oublié. Tout est transparent et automatique. Les membres et les parents peuvent voir où ils se trouvent dans la file, et ils savent que le système est équitable – le principe du premier arrivé, premier servi s'applique systématiquement.
Ensemble, ces fonctionnalités vous donnent une configuration professionnelle qui correspond aux attentes que les parents et membres modernes ont en matière d'administration numérique. Vous apparaissez comme un club bien administré qui a tout sous contrôle, et vous libérez du temps pour ce qui vous passionne – créer de bonnes expériences pour les équipes.