Comment mettre en place une cotisation mensuelle ?

Assurez-vous d'avoir enregistré à l'avance le numéro de compte bancaire de votre club sur SportMember, afin de pouvoir recevoir les paiements des membres via le système.

Ensuite, aller dans Finances

1. Cliquer sur   Club en haut à gauche
2. Cliquer sur   Finances
3. Cliquer ensuite sur Cotisations mensuelles
4. Cliquer sur le bouton vert Créer une cotisation mensuelle

Vous devez maintenant créer les conditions de la cotisation mensuelle. La cotisation est automatique, c'est-à-dire que SportMember enverra les factures automatiquement et de manière récurrente dans les mois de l'année qui ont été sélectionnés.

14 jours avant le début d'un nouveau mois tous les membres de la/des équipe(s) seront automatiquement avertis par email, à moins que vous n'ayez exempté manuellement des membres ou modifié le montant.
À partir de cette même date, ils pourront voir le paiement en attente lorsqu'ils se connecteront à leurs profils, à la fois sur le Web et dans l'application mobile.

• REMARQUE : Lors de la configuration d'un paiement mensuel, la date d'échéance du paiement sera par défaut le 1er de chaque mois. Si dans votre club la date d'échéance est le 10 ou 15 du mois, vous devez créer une cotisation fixe.

Créer une cotisation mensuelle

Il vous sera demandé :

• Nom de la cotisation : Titre de l'email de paiement que le membre va recevoir
• Prix mensuel en €
•  Réduction pour les ménages (facultatif)
• Frais d'inscription (facultatif) (valable seulement pour le 1er paiement)
• Frais de commission payés par le club ou le membre (0,40€ + 1%)
• Sélectionner les mois à facturer
  
• Bloquer automatiquement l'inscription à des activités lorsque le délai de paiement est dépassé (facultatif)
• Sélectionner les mois à facturer
• Période d'essai (facultatif)
• Exempter automatiquement des membres : entraineurs, chefs d'équipes et/ou assistants

Remarque : Veuillez y porter une attention particulière à "Que payer si vous commencez en cours de mois". C'est là que vous décidez comment les nouveaux membres doivent être facturés pour la première fois, c'est-à-dire soit :

• Le prix est ajusté automatiquement :
  • Le système calcule le montant restant pour le mois en fonction du nombre de jours restants.
  • Par exemple, facturation automatique des 11 jours restants si vous vous inscrivez le 20 du mois.
• Le prix est ajusté à des dates spécifiques :
  • Définir des dates limites auto-sélectionnées avec des taux réduits
  • facturer automatiquement les personnes si elles sont créées après ces dates
• Payer seulement à partir du prochain mois :
  • Aucun paiement pour le mois restant
  • La première facture n'est donc que le mois suivant

Lorsque tout cela est sélectionné :

1. Cliquer sur Suivant
2. Trouver la ou les équipes dans la colonne de gauche et cliquer sur  à côté d'elles pour les sélectionner pour la cotisation mensuelle.
3. Cliquer sur Enregistrer
4. Cliquer sur Modifier le statut de paiement à côté du membre pour modifier les conditions de la cotisation de chaque membre (par exemple, l'exemption/le changement de montant)
5. Ensuite cliquer sur Enregistrer et fermer

• ASTUCE : Si un membre fait partie de plus d'une équipe et que chaque équipe a sa propre cotisation mensuelle, veillez à exempter le membre de la ou des cotisations qu'il ne doit pas payer.

14 jours avant le début d'un nouveau mois, la facture est générée et envoyée par e-mail au membre (voir la colonne Envoyé le).

Dès que la première date de la collecte d'une cotisation mensuelle est passée, les prélèvements/paiements apparaissent dans Paiements individuels.

REMARQUE : Si vous souhaitez que vos membres soient prélevés automatiquement, suivez ce guide ici.